Seminar der Ehrenamtsakademie Büdingen - Nidda – Schotten am 26.8.09
Projekte planen – Projekte erfolgreich durchführen,
unter diesem Titel fand ein Seminar der Ehrenamtsakademie der evangelischen Dekanate Büdingen, Nidda und Schotten statt, in dem die Teilnehmenden erfuhren, „warum das Würstchen beim Gemeindefest wichtig, aber nicht alles ist“.
Gleich zu Beginn lud der Referent Gert Holle, Öffentlichkeitsreferent der kirchlichen Arbeitsgemeinschaft der Dekanate Büdingen, Nidda und Schotten, evangelischer Theologe und Berater für Public Relation, die Seminarteilnehmer zu einem Experiment ein. Beim gemeinsamen „Nüsse knacken“ konnten sie erfahren, wie wichtig eine kompetente Projektleitung ist, die klare Anweisungen gibt und das Projekt insgesamt im Blick behält. Aber ist „Nüsse knacken“ denn überhaupt ein Projekt? Wann kann eine Veranstaltung als Projekt bezeichnet werden, bzw. was kennzeichnet ein Projekt? Der Referent, Gert Holle, machte deutlich, dass eine klare Zieldefinition und planvolles Handeln Kennzeichen von Projektarbeit sind. Projekte haben einen eindeutigen Anfang und ein klares Ende, sie beinhalten einen bestimmten finanziellen und personelle Aufwand, grenzen sich eindeutig von anderen Vorhaben ab und benötigen eine projektspezifische Organisation.
Zu Beginn eines Projekts steht die Analyse, die im Fall der teilnehmenden KirchenvorsteherInnen danach fragen sollte, was gibt es schon in der Kirchengemeinde, was wird benötigt bzw. erwartet, was soll mit dem Projekt erreicht werden, wer steht hinter dem Projekt und wie groß wird der Zeitaufwand sein. Erst wenn diese Fragen geklärt sind und möglichst viele Informationen zusammen getragen wurden, könnte die Projektidee anderen vorgestellt werden, um weitere Mitarbeitende zu finden, so der Referent. Gert Holle erläuterte den Anwesenden die vier Schritte der Projektarbeit: Auftragsklärung, Planung, Umsetzung und Überprüfung, und betonte, dass insbesondere die Auftragsklärung sehr wichtig zum Gelingen eines Projekts ist. Zu ihr gehörten die Fragen nach den Interessen und der eigenen Motivation. Aber auch: wer soll mit dem Projekt angesprochen werden, was erwartet diese Zielgruppe von dem Projekt, welche finanziellen und personellen Ressourcen stehen zur Verfügung, welche Kompetenzen sind notwendig und was ist, in welchem zeitlichen Rahmen, machbar? Holle hält es für besonders wichtig, den Auftrag zu einem Projekt schriftlich festzuhalten und alle verabredeten Einzelheiten wie Inhalte, Ziele, Zielgruppen, Organisation und Finanzierung zu notieren. Erst danach könne das Projekt geplant werden.
Bei der Planung sei es wichtig, das Projekt in einzelne Arbeitsschritte zu unterteilen und für die jeweiligen Aufgaben Mitarbeitende zu gewinnen, so der Referent. Die Projektleitung hat dabei die Aufgabe, die Zuständigkeiten zu klären, ein Zeitraster festzulegen, die Ziele im Blick zu behalten und zu erkennen, was gebraucht wird, um das Projekt erfolgreich durchzuführen. Die Frage, wie Mitarbeitende gewonnen werden können, interessierte die SeminarteilnehmerInnen besonders. Dabei spiele der Zeitpunkt, wann ein Mitarbeiter angesprochen wird, eine wichtige Rolle, so der Referent. Manche Mitarbeitende würden gerne schon bei der Planung mitwirken, andere übernehmen lieber eine konkrete Aufgabe, die zeitlich befristet ist. Es sei Aufgabe der Projektleitung die unterschiedlichen Kompetenzen und Ressourcen zu erkennen und im Interesse des Projekts einzusetzen. Wichtig sei ein klarer zeitlicher Rahmen: Anfang und eindeutiges Ende eine Projekts, damit die Mitarbeitende sich orientieren können. Konflikte mit Mitarbeitenden könne es dann geben, wenn vorher nicht deutlich abgesprochen wurde, wann sie eingebunden werden und welchen zeitlichen Umfang ihre Mitarbeit bei einem Projekt hat. Eine gründliche Planung ist nach Meinung des Referenten die beste Voraussetzung für eine möglichst reibungslose Umsetzung. Die Seminarteilnehmer erhielten dazu von dem Referenten eine Reihe von Unterlagen und einige Checklisten, die ihnen die Projektarbeit in ihren Kirchengemeinden erleichtern soll. Das Kurzseminar konnte nur einen kleinen Einblick in die Planung und Durchführung eines Projekts bieten, doch nahmen die teilnehmenden KirchenvorsteherInnen viele Anregungen mit in ihre Kirchengemeinden. Die Leiterin der Ehrenamtsakademie in der AG der Dekanate Büdingen, Nidda und Schotten, Rita Stoll, dankte dem Referenten Gert Holle für seine vielfältigen und kenntnisreichen Ausführungen und wies auf das nächste Seminar der Ehrenamtsakademie hin, das am 07. November 2009 mit dem Thema „Auf ein gute Miteinander – Das Zusammenwirken im Kirchenvorstand“ stattfinden wird. Auskünfte dazu gibt es bei Rita Stoll unter Tel.: 06042/9534986.
