09.09.2007 - Büdingen
Gut geplant ist halb gewonnen - Tipps für effektive und kreative Sitzungen!
Ehrenamtsakademie der Dekanate Büdingen, Nidda und Schotten beschäftigte sich mit der Vorbereitung und Gestaltung von Sitzungen
„Stellen Sie sich einmal vor, Sie wollen, dass Ihre nächste Sitzung zu einem Desaster für alle Beteiligten wird. Was würden Sie als Sitzungsleitung, was als Teilnehmer tun?“ – Mit diesem originellen Arbeitsauftrag begrüßte Referent Dr. Ernst-Georg Gäde vom Zentrum für Organisationsentwicklung und Supervision in Friedberg die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der vierten Veranstaltung der Ehrenamtsakademie in Büdingen.
Fotos: Dr. Ernst-Georg Gäde im Gespräch mit Seminarteilnehmern: „Soll diskutiert, soll informiert, soll ein Beschluss herbeigeführt werden?“
Eingeladen zu dieser kurzweiligen und zugleich
anregenden Veranstaltung hatte Pfarrerin Ina Petermann, Inhaberin der Profilstelle Bildung in der kirchlichen Arbeitsgemeinschaft der evangelischen Dekanate Büdingen, Nidda und Schotten, die den Vormittag mit einer Andacht zunächst eingeleitet
hatte.
„Wir könnten einfach die Heizung abstellen, oder zu spät kommen. Natürlich hat auch keiner die Informationen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten gelesen. Man könnte endlos das Wort ergreifen und die „Geschichten vom Pferd“ erzählen“,
so einige Einfälle der „Sitzungsteilnehmer“. Die „Sitzungsleiter“ versuchten es mit einer unvollständigen Tagesordnung, dem Einsatz von Geheimwissen, einem unzureichenden Versammlungsort oder Wort abschneiden. Irgendwie konnte
jeder und jede etwas aus einem unfangreichen Sitzungsleben beisteuern. „Denn Sitzungen prägen unser Leben“, so Dr. Gäde. „Es tagen Teams und Ausschüsse, Projektgruppen und – nicht zuletzt – Kirchenvorstände.
Einen beträchtlichen Teil unserer Lebenszeit verbringen wir auf diese Weise. Und deshalb sollten wir über eine Sitzungskultur verfügen, die effektives und kreatives Arbeiten ermöglicht und zugleich auch noch Spaß macht.“
So näherten sich die Teilnehmer in einer zweiten Runde den Möglichkeiten, eine Sitzung gut vorzubereiten und lebendig zu gestalten. In der Phase der Sitzungsvorbereitung ist eine überschaubare und gut gegliederte Tagesordnung ebenso wichtig
wie das Setzen von klaren Zielen. Eine rechtzeitige Einladung sollte selbstverständlich sein. Eine Sitzung läuft dann gut, wenn sich die Teilnehmer auch an die Tagesordnungspunkte halten, eine Zeitplanung vornehmen und eine Zielklarheit hergestellt
wird: Soll in dem Tagesordnungspunkt informiert, diskutiert, ein Beschluss herbeigeführt werden? Dies sollte geklärt werden, will man nicht den Zeitrahmen einer Sitzung sprengen und die Geduld der Teilnehmer überstrapazieren. Besonders ist
darauf zu achten, dass Beschlüsse auch umgesetzt werden. Im Sitzungsprotokoll kann festgehalten werden, wer bis wann etwas zu tun hat. Darüber sollte dann zu Beginn der Folgesitzung berichtet werden.
Diese und viele weitere nützliche Tipps konnten die Teilnehmer schließlich nach gut drei Stunden intensiver Arbeit in Checklisten und einem Leitfaden zur Sitzungsvorbereitung mit auf den Heimweg nehmen.
Text: Gert Holle, Öffentlichkeitsreferent, Nidda
